Em uma peça de teatro, a atenção se volta para os atores que estão desempenhando seus papéis. Eles sobem ao palco, fazem o show e, depois, as cortinas se fecham. Entretanto, para que todo espetáculo tenha um início, meio e fim sem intercorrências, um trabalho bem realizado nos bastidores é essencial. No meio corporativo, essa é a gestão de backoffice.
Para saber mais a respeito, sua importância e como aplicá-lo, confira os próximos tópicos.
O que é gestão de backoffice?
Como o próprio nome indica, backoffice é a “parte de trás do escritório”, ou seja, a expressão abrange as áreas dos bastidores, que não têm contato direto com o cliente. Geralmente, são responsáveis pelos processos operacionais, essenciais para os resultados da organização.
Em outras palavras, o backoffice é o departamento que possibilita que a empresa venda o produto ou preste o serviço e, principalmente, que isso aconteça sem falhas. O outro lado, isto é, os setores que trabalham diretamente com os consumidores, é chamado de front office.
Quem faz parte do backoffice?
Se você atua ou atuou em alguma companhia, sabe que ela conta com diversas áreas, e a maioria delas compõe o backoffice. Os times de Recursos Humanos, Contabilidade, Jurídico, Logística e Financeiro são alguns exemplos daqueles que fazem a operação acontecer sem que interajam com o cliente final.
Sua relevância é facilmente compreendida quando focamos os detalhes da operação. Em uma indústria têxtil, por exemplo, quem compra os tecidos? Quem realiza a distribuição das peças para as lojas? Quem faz a divulgação nas redes sociais ou quita os pagamentos dos fornecedores? A gestão de backoffice.
Onde atua o backoffice?
Pela descrição apresentada, você notou que o backoffice está presente em qualquer companhia, certo? É porque em todas há atividades operacionais que precisam de gestão e funcionários à frente. Assim, os times que fazem parte do front office conseguem desempenhar suas atribuições com qualidade.
Identificar e desfazer os gargalos dos processos operacionais é o principal objetivo do backoffice. Por essa razão, pode-se afirmar que ele está em constante aperfeiçoamento e melhoria, afinal, sempre há meios de agilizar ou facilitar uma operação.
Qual é a importância da gestão de backoffice?
Aquela máxima de “a importância mora nos detalhes” faz muito sentido quando aplicada a essa situação. Por causa de pequenas falhas, muitas empresas não avançam, não lucram tanto quanto esperam ou deveriam. Isso não acontece porque, para esse fim, exige-se um processo redondo, bem feito, que tenha pessoas coordenando por trás.
Quando existe uma gestão de backoffice eficiente, os problemas continuam surgindo, mas são resolvidos com maior facilidade, sem impactar o resultado. Portanto, o backoffice não é apenas importante, mas deve ser considerado uma prioridade em qualquer companhia que deseja crescer de maneira sustentável e se manter relevante para quem usufrui de seus produtos ou serviços.
Quais são os benefícios?
Um backoffice bem gerenciado traz diversas vantagens, como redução de gastos e foco no planejamento estratégico da organização. Veja mais alguns, a seguir.
Acesso a informações
Geralmente, uma empresa com gestão automatizada de backoffice perde menos tempo nas operações, especialmente, as de rotina. O foco dos profissionais se volta para as atividades estratégicas, enquanto as operacionais são facilmente desempenhadas por softwares.
Em um exemplo prático dessa utilidade, vamos observar a área de RH. Em vez de gastar pastas e gavetas arquivando currículos impressos, a equipe pode contratar e contar com um sistema que faça recrutamento inteligente, sem demandar espaço (a não ser o virtual), nem tempo para procurar candidatos.
Integração de setores
No meio organizacional, não existe área independente, todas precisam umas das outras. A gestão de backoffice favorece essa integração, otimizando atividades que tenham entre si.
Se o departamento financeiro estiver precisando de uma solicitação ou cotação que pertence ao de compras, um sistema integrado vai realizar a operação em questão de segundos. Essa economia de tempo em cada fase da operação traz grandes resultados no final. Por isso, vale a pena investir em melhorar os processos.
Planejamento
Se os setores dependem uns dos outros, então, é essencial que eles conheçam o papel e a importância de cada um, para que contribuam para os objetivos estratégicos da companhia de modo intencional. Esses objetivos se tornam conhecidos a partir de um planejamento, que costuma ser anual.
Esse documento é o norte de qualquer corporação. Sem ele, seus movimentos no mercado se tornam aleatórios. Para que as metas sejam alcançadas, é necessário dedicar tempo e pessoas nesse processo, garantindo que sejam bem gerenciadas e que atividades de rotina não impactem o que é mais relevante.
Como fazer a gestão de backoffice?
Ocorrendo de forma tradicional, a empresa vai ter que lidar com inúmeras demandas manuais e burocráticas e repetitivas, que precisam de mais tempo para serem finalizadas. Vale reforçar que, uma vez que aconteça dessa forma, o esforço e os recursos empenhados podem comprometer os resultados da companhia, ainda que não de imediato.
Se a gestão for automatizada, todavia, acontece o contrário: a integração das atribuições favorece sua entrega, tornando-a mais rápida, simples e intuitiva. É a melhor opção para empresas que são a favor da inovação e confiam no potencial das ferramentas digitais.
Como a tecnologia facilita o backoffice?
A tecnologia é a principal aliada para melhorar a gestão de backoffice. Investir nessa mudança é contribuir diretamente para aperfeiçoar seus processos, especialmente, considerando como o mercado está cada vez mais exigente. As metodologias usadas há algumas décadas já são consideradas obsoletas, e mantê-las pode ser prejudicial para seus planos e resultados.
Incorporando as novas tecnologias no dia a dia, toda a operação será mais fluida e até independente, facilitando o trabalho de todos os envolvidos, garantindo benefícios para a equipe, a gestão e até para os consumidores. Certamente, será um investimento produtivo.
Modernizar a gestão de backoffice é uma ferramenta estratégica para alcançar resultados mais promissores. As operações dessa parte da empresa são importantes demais para depender apenas de documentos guardados no fundo do armário, não acha? Investir em aprimorá-la é a decisão mais acertada para assegurar um futuro promissor.
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